据了解，集团电话的分机可以分为内线和外线，各个分机间可以实现无限制转接、外线转接音乐等待、代接内线或外线、秘书征询转接、任意定义值班分机、自动选择空闲外线或指定外线出局。如果没有安装集团电话，很可能失去在第一时间与客户联系的机会，而这项工作交给集团电话来处理，在分机占线或无人接听时集团电话会按照您的需要把电话转接到另一处分机。如果您的集团电话安装了语音信箱设备，还会把电话转接到您自己的信箱中让客户留言。另外，集团电话还会有效控制公司的电话开支。多数情况下公司对电话的管理职能凭借员工的自觉性，花费管理是集团电话的一大功能，它会按您的安排为每一分机安排一个密码，如果您离开坐席，不知道密码的人将无法使用分机。而且，集团电话安装计费功能后，还可以对电话费用管理提出您的新的看法，计费系统会告诉您哪一位员工所打得电话费用最多或最少，打出的电话号码及总费用。